La digitalisation des documents a pris de l’ampleur depuis la crise sanitaire. Aussi, leur sécurisation devient une priorité afin de réduire les risques de vols de données, de détérioration de documents importants ou de fraude.
De bonnes raisons de protéger les documents
Sécuriser les contrats d’entreprise est un sujet d’une importance capitale au sein de ce type de structure, mais aussi dans la plupart des industries. Tout comme les documents en papier, les fichiers numériques peuvent également faire l’objet d’une mise sous scellé.
La pandémie liée au Covid19 a, en effet, énormément contribué à l’utilisation du numérique pour le suivi des démarches administratives. Le gain de temps optimal constitue l’un des principaux avantages de ce procédé. Toutefois, une question se pose : ces méthodes de traitement de fichiers numériques sont-elles fiables en termes de sécurité ? Les risques sont effectivement nombreux comme les fraudes, les piratages et les vols de données. Rien qu’en 2020, 7 entreprises sur 10 ont été victimes d’une tentative de fraude. Aussi, il est du devoir de chaque société de prendre les dispositions nécessaires pour se protéger des cyberattaques. Aujourd’hui, les moyens de défense sont tout aussi sophistiqués que les formes d’attaque elles-mêmes.
Choisir un dispositif de protection de documents est une décision de la plus haute importance. En s’équipant des outils adéquats, les entreprises renforcent leur image de marque auprès de leurs collaborateurs et de leurs partenaires commerciaux. Il ne faut pas oublier la place qu’occupe la confiance dans les relations de l’entreprise.
Quels sont les documents à sécuriser ?
La pluralité des documents à contenus sensibles et leur digitalisation incluant les notes de cadrage, présentations sur la stratégie de développement d’une entreprise, contrats de travail, plan de restructuration, budget et bilan comptable ont amené les entreprises à protéger leurs systèmes d’information.
Hormis le sujet de la gestion des identités dans une entreprise, en l’occurrence le sujet des privilèges d’accès, celui de la protection des données partagées est primordial.
Plusieurs branches de l’entreprise doivent tenir compte de la politique de gestion sécurisée de leurs documents : le juridique, la recherche et développement, les achats, la finance et comptabilité, le marketing et les ventes. Aucun département n’est épargné par la question de sécurisation des données sensibles qui valent une véritable fortune sur le marché noir du web.
L’horodatage électronique, l’archivage électronique et la signature électronique font partie des mesures des plus utilisées sur le marché pour la sécurisation des documents numériques des entreprises.
