Les organisateurs évènementiels doivent se plier aux obligations légales dans le cadre de la préparation d’un évènement au sein d’un lieu public. Les règlementations imposent le respect des formalités administratives, la mise en place d’un excellent système de sécurisation ainsi qu’une assistance et des détails logistiques bien pensés.
Quelles sont les exigences administratives ?
Il s’agit de la première étape de l’organisation évènementielle. Il est impossible de sauter cette démarche, car l’évènement ne peut avoir lieu sans ces formalités. Ainsi, il faut :
- déposer une déclaration à la municipalité 4 mois à l’avance pour un effectif de plus de 5000 personnes. Si vous pensez réunir moins de 5000 personnes, alors il faut que la déclaration soit déjà envoyée 3 mois à l’avance
- obtenir l’autorisation de la préfecture pour de grands évènements, qu’ils soient culturels ou sportifs
- déposer une demande à la Commune pour organiser des repas ou un vide-grenier. Plus précisément, il faut s’adresser au service « Manifestations et Fêtes ».
Grâce à Internet, les professionnels de l’organisation évènementielle peuvent télécharger les formulaires de déclaration et de demande et les envoyer par mail.
Quid de la sécurité ?
Une fois les formalités administratives achevées, les organisateurs évènementiels doivent encore se charger de la partie « sécurité ». Ils doivent s’assurer que l’assistance dont les spectateurs, les personnes à mobilité réduite, mais aussi les matériels et les lieux soient en sécurité. Pour cela, il faut mettre en place un système de contrôle des accès, une solution de surveillance des différents endroits, etc.
Il est vivement conseillé de solliciter l’aide la Police communale ou municipale pour une sécurité renforcée. En effet, il est possible que la foule déborde.
Si vous souhaitez faire appel à des polices pour le renfort, il faut remplir la notice de sécurité (à télécharger ou à récupérer à la mairie). Une fois complétée, elle doit être renvoyée à l’instructeur de la municipalité. La Direction de la Sécurité Civile et des risques majeurs (DSCRM) s’occupe de la validation finale.
Toutes ces demandes et démarches doivent être réalisées 3 mois à l’avance pour un rassemblement de plus de 5000 personnes, contre 2 mois pour une manifestation de moins de 5000 personnes.
Les organisateurs d’évènements, les experts en location ou en vente de mobilier à Marrakech et tous les professionnels concernés par la manifestation doivent respecter ces règles.
