Les factures électroniques sont déjà largement utilisées par certaines sociétés commerciales depuis quelques années. Toutefois, tous les acteurs des entreprises, toutes tailles et tous secteurs confondus, appelés à émettre des factures doivent obligatoirement les employer à partir de juillet 2024. L’application se fera cependant progressivement jusqu’en 2026.
La facture électronique : définition et avantages
Par définition, la facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré. Elle comprend tous les éléments constitutifs, tout comme la facture papier. Elle est destinée à être prise en charge automatiquement et par des outils électroniques. Il est utile de préciser ici que les factures papier qui ont été numérisées lors de leur émission et prises en charge avec des moyens dématérialisés sont appelées factures dématérialisées et non factures électroniques.
La facturation électronique présente des avantages pour les entreprises émettrices et pour les récipiendaires. Le gain de temps dans l’émission, la transmission et le traitement est indéniable, les coûts moindres, le suivi et les délais de paiement optimisés, la sécurité des données et fiscale assurée, et l’empreinte écologique de l’entreprise réduite.
Bientôt une obligation pour toutes les entreprises
Pour le moment les factures électroniques sont utilisées par un nombre restreint d’entreprises, mais à partir de juillet 2024 elles deviendront obligatoires. Au début de la généralisation, les grandes entreprises devront émettre uniquement des factures électroniques et toutes, quels que soient leur taille et leur secteur d’activités recevront leurs factures sous cette forme. En janvier 2025, l’obligation d’émission et de réception s’étendra aux entreprises de taille intermédiaire (ETI). Les petites structures (PME et TPE) rejoindront le mouvement au début de 2026.
Pour faciliter la transition et assurer la bonne utilisation de la facturation électronique, chaque entreprise devra se faire accompagner par un prestataire spécialisé, et fiable, pour l’émission et la réception de ces documents. Celles qui collaborent avec les services publics doivent par ailleurs se familiariser avec l’outil Chorus Pro.
Les différents formats de la facture électronique
La facture électronique doit être présentée sous un format structuré, généralement la norme EDI (Electronic Data Interchange ou Echange de Données Informatiques) qui permet de produire des factures sous diverses versions. La facture mixte ou Hybrid Invoice est une autre possibilité, elle est aujourd’hui démocratisée sous le format Factur-X, un standard franco-allemand disponible depuis 2017.
A noter que les factures électroniques doivent également être archivées pour une durée déterminée par la législation, dans un coffre-fort numérique.
